Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Voimassa 25.6.2026 alkaen
Rekisterinpitäjä
Yrityksen nimi: Suomen Työterveys & Suomen Etälääkärit Oy (myöhemmin rekisterinpitäjä)
Y-tunnus: 3453527-3
Käynti- ja postiosoite: Taivaanvuohentie 14 A1, 00200 Helsinki
Sähköposti: info@suomentyoterveys.com
Tietojenkäsittelyyn ja tietosuojaan liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä sähköpostilla osoitteeseen info@suomentyoterveys.com.
Yleistä
Tämä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste kertoo, miten rekisterinpitäjänä käsittelemme henkilötietoja. Seloste toimii myös sopimuksena henkilötietojen käsittelystä tilanteissa, joissa käsittelemme tietoja sinun tai yrityksesi lukuun (ns. “DPA” = data processing agreement). Oikeudellisesti olemme tällöin henkilötietojen käsittelijä ja sinä tai edustamasi yritys rekisterinpitäjä.
Tietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste
Käsittelemme tietoja:
- asiakassuhteen hoitamiseen (mukaan lukien asiakashankinta)
- asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen
- verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin
- tutkimustoimintaan
- kohdennettuun markkinointiin rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden toimesta
Käsittely perustuu asiakassopimukseen, henkilökohtaiseen suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (GDPR 6 art. 1 f).
Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä on erityisesti uusasiakashankinta, suoramarkkinointi sekä liidien hankinta yritys- ja päättäjäkohderyhmissä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja kieltää suoramarkkinointi (ks. kohta Rekisteröidyn yleiset oikeudet).
Tietolähteet
Tallennetut tiedot saadaan seuraavista lähteistä:
- www-lomakkeilta lähetetyistä viesteistä
- sähköpostiviesteistä
- evästeistä
- puhelimitse
- sosiaalisen median palvelujen kautta
- sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa tietoja luovutetaan
Kun henkilötietoja kerätään muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisterinpitäjä kertoo rekisteröidylle tietojen lähteen sekä käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteen viimeistään kuukauden kuluessa tietojen saamisesta tai, jos tietoja käytetään yhteydenpitoon rekisteröidyn kanssa, viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä (EU:n tietosuoja-asetuksen 14 artikla).
Rekisterinpitäjä käyttää sivuillaan evästeitä käyttökokemuksen parantamiseen, suorituskyvyn mittaamiseen sekä kohdennettuun markkinointiin. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka selaimesi tallentaa tietokoneellesi. Voit estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista.
Tietosisältö
Käsittelemme yhtä tai useampaa seuraavista tiedoista:
- Etu- ja sukunimi
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Ammatillinen viiteryhmä
- Evästeiden avulla kerätty tieto (IP-osoite, selaintyyppi, lokaatio yms.)
- Yritys ja asema
- Yrityksen osoitetiedot
- Tunnukset ja profiilit sosiaalisen median palveluissa
- Tiedot tilatuista palveluista
- Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
- Chat -keskusteluhistoria
Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja vastaanottavat rekisterin käsittelemiseksi käytetyt järjestelmät, jotka sijaitsevat fyysisesti joko Euroopassa tai USA:ssa kuuluen EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) tai ottaneet GDPR -tietosuoja asetuksen huomioon palveluissaan muilla keinoin.
Rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa henkilötietoja EU:n ja ETA:n sisällä rekisterinpitäjän lukuun toimiville henkilötietojen käsittelijöille, samaan konserniin kuuluville yhtiöille sekä yhteistyökumppaneille tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu.
Liidien ja uusasiakkaiden hankinnassa käytettävät kumppanit toimivat joko itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien rekisteriensä osalta tai rekisterinpitäjän lukuun henkilötietojen käsittelijöinä, jolloin käsittelystä on sovittu kirjallisella tietojenkäsittelysopimuksella (DPA). Rekisterinpitäjä varmistaa, että kumppanilla on oikeus luovuttaa tiedot ja että kumppani on täyttänyt oman informointivelvollisuutensa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Osaa tiedoista säilytetään ja käsitellään EU:n ulkopuolella. Käsittely täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle perustuvat Euroopan komission riittävyyspäätökseen (kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen, Data Privacy Framework) tai vakiosopimuslausekkeisiin (SCC). Tietoja ei luovuteta kolmansille tahoille.
Tietojen suojauksen periaatteet
Tietoihin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Näitä ovat asiakkuuksiin yhteydessä olevat työntekijät. Rekisterinpitäjä varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt ja niitä luovutetaan vain henkilöille, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
Rekisterinpitäjä toteuttaa henkilötietojen käsittelyssä tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, kuten ohjeistaa henkilöstönsä ja huolehtii käyttämiensä järjestelmien tietoturvasta ja suojaa nämä asianmukaisesti.
Tietoja voi myös käsitellä seuraavat kumppanimme konsernityhtiöineen:
- Pilvipalvelut: Google LLC, Microsoft Corporation
- Asiakasviestintä: MailChimp
- Verkkoliikenteen seuranta: Google LLC
- Taloushallinto
Tietojen säilytysaika
Suostumuksen perusteella käsiteltävät tiedot säilytetään, kunnes asiakas peruu suostumuksensa. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin omien oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi (esimerkiksi huolellisuusvelvoitteensa toteennäyttämiseksi) säilyttää henkilötietoja tämän jälkeenkin tarpeellisin osin.
Oikeutettuun etuun perustuvia markkinointi- ja prospektointitietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen markkinointitarkoitusta varten, kuitenkin enintään siihen saakka, kunnes rekisteröity vastustaa käsittelyä tai kieltää suoramarkkinoinnin. Kiellon jälkeen säilytämme tarvittaessa vähimmäistiedot (esimerkiksi puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen kieltolistalla) sen varmistamiseksi, ettei rekisteröityä kontaktoida uudelleen.
Rekisteröidyn yleiset oikeudet
Rekisteröity voi:
- muuttaa, poistaa tai unohtaa tietonsa
- tarkistaa tallennetut tiedot
- vaatia tietojen oikaisua
- vaatia käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
- kieltää henkilötietojensa käytön suoramarkkinointiin milloin tahansa
- saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen (siirto-oikeus)
- peruuttaa antamansa suostumuksen
- tehdä valituksen valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto)
Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää todistamaan henkilöllisyyden. Vastausaika on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää jatkuvasti liiketoimintaansa ja siksi pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.